Ecco perché il time management è una risorsa che fa bene alle aziende

Perché le riunioni dovrebbero durare tempi indefiniti invece di 15 minuti al massimo? Domanda che molto probabilmente si sono fatti (almeno una volta) tanti manager e professionisti e che in un recente articolo apparso sul Wall Street Journal ha trovato brillantemente una serie di risposte. La sostanza della riflessione su questa tematica possiamo provare a sintetizzarla così: se si vuole essere realmente produttivi, e più motivati e soddisfatti, vanno banditi dalle agende e dai calendari sullo smartphone i meeting di mezz’ora o più. E sebbene numerosi studi dimostrino come il sovraccarico digitale possa danneggiare la produttività anziché migliorarla, è luogo (abbastanza) comune che i diretti interessati confermino di apprezzare ancora le discussioni faccia a faccia. Sono diversi, nell’articolo del quotidiano americano, gli indicatori che potrebbero ispirare manager e team leader a ripensare le modalità attraverso le quali condividere informazioni e strategie con i propri collaboratori. Fra questi c’è per l’appunto la riunione di 15 minuti, il blocco di tempo a più rapida crescita per i meeting organizzati sulla piattaforma Teams di Microsoft e già oggi “lo slot” che interessa il 60% del totale degli incontri programmati.

È dunque possibile evitare, come scrive argutamente il Wsj, che le riunioni possano diventare le sabbie mobili della giornata lavorativa, interrompendo “colpevolmente” il flusso dell’attività quando c’è un progetto mirato da portare a termine? La risposta è, in linea generale, affermativa. E chiama in causa l’arte della sintesi e della capacità di mediare fra un modus operandi eccessivamente focalizzato al business e un altro decisamente più colloquiale e amichevole. Ecco che allora, per rispettare il dogma delle tempistiche brevi, si suggerisce di avere poche persone sedute intorno al tavolo (o collegate in videocall), rimanere nei temi oggetto di incontro e focalizzarsi sugli aspetti più rilevanti (più l’argomento è circoscritto, più è facile raggiungere l’obiettivo) e, soprattutto, fare in modo che i vari partecipanti arrivino al meeting preparati per rendere la conversazione produttiva fin dall’inizio.

C’è quindi un altro tema che emerge dalla lettura dell’articolo e che rimanda a una diversa modalità di relazione fra manager e dipendenti per l’organizzazione del lavoro: indire riunioni che servono principalmente a definire lo stato di avanzamento di un’attività svolta a più mani è il primo passo per ridurre sacche di inefficienza, evitare inutili dispersioni e, certo non guasta, generare un impatto positivo anche in termini puramente economici. Di questo argomento ne abbiamo discusso con Roberto Castaldo , napoletano, ex atleta di basket (e tutt’ora allenatore) ed affermato esperto nel campo del Performance Management nonché autore del bestseller “Time management Sistema 21”. Le sue osservazioni, guarda caso, confermano in toto le riflessioni e le testimonianze raccolte dal Wall Street Journal. «L’efficacia della riunione – questo il suo primo appunto – determina la capacità dei partecipanti di essere focalizzati sui contenuti. Se riusciamo a sezionare le attività in blocchi di 21 minuti e abbiniamo a questo modello la capacità di stabilire attività di goal setting anche per singoli task, è provato che si migliora non soltanto la produttività, ma anche l’umore delle persone».

Se i nemici principali di un time management efficace sono la distorsione del concetto di tempo, la mancanza di priorità e il non saper dire di no, a fare la differenza sono anche altri fattori, a cominciare dall’attenzione che si riserva alla preparazione dell’incontro, fase che abitua il nostro cervello a focalizzare il contenuto della discussione da affrontare. «Definire il tema del giorno – continua Castaldo – è un aspetto fondamentale, perché tutti devono essere messi a conoscenza dell’obiettivo della riunione e il setting della stessa: meeting di strategia o di carattere operativo? È buona cosa non mischiare i due concetti ed è inoltre preferibile organizzare gli incontri la mattina presto e non la sera dopo una giornata densa di altri incontri, perché così si sfrutta la maggiore freschezza e la maggiore lucidità di pensiero delle persone».

Il paradigma, sulla carta almeno, è chiaro e di facile comprensione: riducendo i tempi e aumentando l’efficienza, anche la qualità dell’output prodotto è tendenzialmente di qualità superiore. «Il modello lavorativo a cui siamo abituati – aggiunge in proposito Castaldo – lega la retribuzione a un valore orario e il tempo, di conseguenza, incide non solo sulle nostre prestazioni ma anche sulla qualità della nostra vita professionale. Come impiegare il tempo impatta direttamente sul nostro sistema di felicità ed è per questo che un corretto equilibrio tra lavoro e vita privata aumenta la produttività, il benessere, l’autorevolezza e la percezione del valore all’interno di un’organizzazione». Ed è anche per queste ragioni, secondo l’autore di Sistema 21, che il saper padroneggiare al meglio il time management diventa una competenza sempre più centrale in un contesto di lavoro e di relazioni che viaggia molto veloce.