Le nuove norme trainano la crescita della gestione digitale dei documenti aziendali

Oggi i Dms sono oggi adottati dal 42% di grandi aziende e Pmi italiane. Altre soluzioni diffuse per la digitalizzazione dei processi interni sono i sistemi di conservazione digitale a norma, adottati dal 69% delle imprese, e le soluzioni di firma elettronica, utilizzate dal 63%. Tra i principali benefici rilevati dall’adozione di queste soluzioni emergono una maggiore accuratezza e qualità dei dati e una riduzione del tempo di gestione dei processi interni. Gli ostacoli principali riguardano invece la resistenza al cambiamento da parte del personale interno e la difficoltà di adattare le soluzioni alle specifiche esigenze aziendali.

I documenti maggiormente scambiati restano la fattura che mantiene il primato nonostante l’obbligo introdotto nel 2019, seguita dall’ordine. Meno diffusi sono invece i messaggi logistici la cui digitalizzazione potrebbe portare significativi incrementi di efficienza anche a livello di sistema Paese. Tra coloro che non hanno ancora l’Edi, l’8% prevede di introdurlo entro i prossimi tre anni, mentre il 65% non ne ha ancora valutato l’opportunità. L’Edi sembra aver raggiunto un plateau di maturità con diverse grandi aziende che lo utilizzano in modo efficace da moltissimi anni, ma che faticano a coinvolgere maggiormente il proprio indotto sia per nuove attivazioni, sia per l’estensione della tipologia di documenti gestiti.

Le norme europee e le date

Raramente l’innovazione nel B2b si sviluppa in modo organico, ma continua a essere trainata dagli obblighi normativi con diverse novità nate dall’evoluzione del contesto europeo e nazionale. A livello europeo, il Regolamento Ue ha introdotto l’eArchiving, che abilita ricezione, conservazione, consultazione e cancellazione dei dati e dei documenti elettronici con l’obiettivo di preservarne l’integrità, la riservatezza e la prova dell’origine per tutto il periodo di archiviazione. Le imprese italiane prevedono che il nuovo quadro normativo avrà un impatto positivo sul loro business, in linea con il 37% dei provider che vede un’importante apertura verso il mercato europeo. Rimane però irrisolto il nodo relativo all’attuale requisito di capitale sociale minimo di 5 milioni per potersi proporre come Qualified Trust Service Provider e operare come conservatore. Questa condizione esclude 61 dei 75 provider attualmente iscritti al marketplace dei servizi di conservazione AgID. Se tale limite non verrà abbassato il mercato italiano subirà forti contraccolpi favorendo l’ingresso dei colossi stranieri e portando le nostre imprese a sviluppare business all’estero.L’Electronic Freight Transport Information (eFTI) punta a digitalizzare entro il 2027 le comunicazioni tra operatori economici e autorità preposte ai controlli, con riferimento al trasporto di merci all’interno dell’Ue. Nel 2029, la Commissione Europea valuterà se rendere obbligatoria la digitalizzazione per gli operatori economici. Le imprese italiane, tuttavia, mostrano scarsa consapevolezza delle opportunità offerte da questo quadro normativo: il 49% delle aziende che esportano non ne conosce nemmeno l’esistenza. Il Pacchetto ViDA, con la Direttiva (Ue) 2025/516 entrata in vigore il 14 aprile 2025, indica la fatturazione elettronica come sistema ufficiale per emettere le fatture e impone un obbligo per le operazioni intra-Ue a partire 1° luglio 2030.

Le norme italiane

In Italia una novità importante riguarda la trasmissione telematica dei corrispettivi tramite procedura software. Dopo l’obbligo introdotto nel 2019, questa nuova opportunità consente agli esercenti di avere indubbi vantaggi, come un aggiornamento centralizzato senza intervento in loco, e servizi, come la possibilità di analisi dei dati e facilitazione nell’adottare lo scontrino digitale. Per i documenti logistici, da settembre 2024 è pienamente operativo in Italia l’eCMR, la lettera di vettura internazionale elettronica, ancora poco conosciuta e sentita sia dagli spedizionieri internazionali sia dalle imprese che esportano: il 38% non è nemmeno a conoscenza dell’esistenza del protocollo addizionale alla convenzione sul contratto di trasporto internazionale di merci su strada. È arrivato l’obbligo di digitalizzare il registro cronologico di carico e scarico dei rifiuti, meglio conosciuto come RENTRI, che consente il controllo e la tracciabilità dei rifiuti. Con decorrenza dal 13 febbraio 2025 (prorogato al 14 aprile 2025) riguarda le grandi e medie imprese, i grandi impianti e i trasportatori. Tutta la documentazione dovrà essere prodotta e trasmessa in formato digitale, consentendo un monitoraggio in tempo reale dei flussi dei rifiuti e migliorando la sicurezza ambientale. Dal prossimo anno l’obbligo riguarderà anche il Formulario di Identificazione dei Rifiuti, un passo importante verso la digitalizzazione e la trasparenza nella gestione dei rifiuti, con impatti positivi sulla tutela ambientale e sul rispetto delle normative vigenti.

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