L’importanza della Richiesta di Acquisto nel processo di approvvigionamento

La richiesta di acquisto (RdA) è un documento utilizzato nelle imprese per richiedere l’acquisizione di beni o servizi, fornendo l’input al processo di approvvigionamento. E’ la modalità per allineare le attività di acquisto con i fabbisogni dell’azienda, garantendo il rispetto dei piani di produzione, logistica, vendita e finanza.

La sua redazione e la sua gestione costituiscono attività fondamentali, che meritano di non essere sottovalutate, considerata la rilevanza della RdA per il buon esito dell’intero processo di approvvigionamento. Una RdA completa e coerente con le finalità aziendali, che definisca puntualmente il prodotto o il servizio da approvvigionare, con indicazione delle specifiche tecniche e dei termini e delle condizioni da rispettare, costituisce un veicolo fondamentale per permettere al buyer di portare a compimento l’attività di acquisto in modo efficace, in linea con gli obiettivi del budget aziendale e delle esigenze della struttura richiedente.

Molto spesso la RdA viene emessa da dipartimenti quali produzione, reparto tecnico o logistica, e poi inviata al buyer, che la utilizzerà per realizzare la richiesta di offerta o direttamente l’ordine di acquisto da sottoporre al fornitore.

La redazione strutturata della RdA può essere guidata da procedure che, integrate nei sistemi informatici aziendali, garantiscono almeno una compliance formale con le regole interne. Molto spesso, però, la costruzione della RdA è fatta in modo più informale con strumenti di office o con comunicazioni per e-mail, che rendono più oneroso e complicato il successivo lavoro del buyer.

Il coinvolgimento del personale dell’ufficio acquisti, sia nella definizione dei fabbisogni che nella redazione della RdA, è utile non solo per allineare al meglio la sua formulazione con i processi di approvvigionamento, ma, grazie alla conoscenza di opportunità di innovazione, disponibilità di prodotti, andamenti di mercato, qualità dei fornitori, per fornire anche preziose informazioni sulla stima dei prezzi e sulle condizioni di pagamento, consolidando la base di conoscenza per impostare la successiva procedura di acquisto.