Conoscere il flusso delle spese per una strategia di acquisto vincente

Impostare una strategia di acquisto vincente richiede una solida conoscenza dei mercati di approvvigionamento: disponibilità, prezzi, fornitori, rischi, opportunità di innovazione e di sostenibilità. Ma non si può prescindere dall’analisi del flusso storico della spesa che viene effettuata a fondamentale supporto alle operazioni aziendali, ampiamente riconosciuta dai responsabili delle Funzioni Acquisti come attività su cui investire per avere dei ritorni, anche a breve termine, su qualità e risparmio sull’acquistato.

Operare efficacemente sulla spesa significa sapere estrarre le giuste informazioni dai dati prodotti ogni anno da migliaia di transazioni con centinaia o migliaia di fornitori, per l’acquisto di decine di migliaia di prodotti. Si tratta di un ingente volume di dati, per di più disomogenei, distribuiti, spesso su supporto cartaceo, tra richieste di acquisto e di offerta, cataloghi, ordini, fatture, pagamenti. È inevitabile il ricorso alla digitalizzazione, soprattutto a efficaci strumenti specializzati quali le piattaforme di e-procurement.

Queste rispondono ad alcune esigenze basilari della Funzione Acquisti: avere un punto unico di accesso a dati di spesa, domanda interna, scenari dei prezzi, affidabilità e performance dei fornitori, da condividere in tempo reale con le altre funzioni aziendali; avere efficienti flussi approvativi regolati da precisi parametri su budget e livelli autorizzativi.

In che cosa consistono l’analisi e la valorizzazione dei dati di spesa? Quali benefici si possono ottenere? Innanzitutto, bisogna censire le diverse fonti di dati e creare, o adottare, sulla base del fabbisogno e dell’operatività aziendali, una tassonomia di categorie merceologiche in cui inquadrare tutti i beni e servizi oggetto di acquisto.Successivamente bisogna procedere alla pulizia dei dati spesso affetti da errori e duplicazioni, riclassificare prodotti uguali con denominazione diverse, per riportarli sotto un’unica denominazione e categorizzarli nelle corrette merceologie aziendali.

In queste fasi il contributo dell’intelligenza artificiale, quando inserita nelle piattaforme di e-procurement, può rivelarsi determinante per ottimizzare la qualità dei risultati: algoritmi di elaborazione del linguaggio naturale per estrarre informazioni da testi; algoritmi di aggregazione per individuare le similitudini tra prodotti denominati in modi diversi; processi ”robotizzati” per condurre in automatico analisi sistematiche su un flusso di spesa che cresce ogni giorno.